Med en nyligen
genomförd ISO-revision i ryggen kan Kristoffer Zingmark, verksamhetsutvecklare
på Förlängda Armen, konstatera att HR-appen har blivit en central pusselbit i
företagets kvalitets- och arbetsmiljöarbete.
– Det var den
smidigaste revisionen vi gjort hittills – mycket tack vare den struktur vi nu
har i HR-appen, säger han.
Förlängda
Armen började använda HR-appen hösten 2022, och för Kristoffer har det
inneburit ett tydligt skifte i hur organisationen hanterar både dokumentation
och delaktighet.
– Tidigare var det främst ett
fåtal personer som jobbade aktivt med ledningssystemet. Nu är det mycket
enklare för fler att bidra. Våra förare rapporterar tillbud och händelser
direkt i appen, vilket ger oss en komplett överblick som är enkel att följa upp,
berättar han.
Smidig ISO-revision med HR-appen som bas
Den senaste ISO-revisionen – som omfattade miljö (ISO 14001), kvalitet (ISO
9001) och arbetsmiljö (ISO 45001) – genomfördes med HR-appen som plattform.
Tidigare reviderades varje område separat, men nu gjordes en gemensam revision
som följer en treårsplan.
– Revisorn var
mycket positiv. Systemet är lättöverskådligt och det finns en tydlig röd tråd
genom hela förbättringsplanen. Det är enkelt att hitta rätt dokument och lägga
till nya punkter – även för medarbetarna. Dokumentationen sker naturligt i det
dagliga arbetet, säger Kristoffer.
En plattform
för nyckelfunktioner
HR-appen har också blivit en gemensam
plattform för flera andra nyckelfunktioner i verksamheten. Idag sköts,
exempelvis, hantering av fordon, leverantörsbedömningar, ledighetsansökningar,
ärenden och det interna nyhetsflödet via appen.
– Genom att
samla allt i ett system har vi kunnat avveckla flera externa lösningar. Det har
lett till både kostnadsbesparingar och en enklare administration, säger
Kristoffer.
Att nå ut till
hela personalstyrkan, även till dem som inte har en dator i sitt dagliga
arbete, har varit särskilt viktigt.
– För våra
chaufförer och medarbetarna i terminalen är det värdefullt att kunna ta del av
information direkt i mobilen. Med nyhetsflödet och pushnotiser har vi lyckats
stärka engagemanget och gemenskapen – idag är alla betydligt mer delaktiga än
tidigare, konstaterar han.
Han lyfter
även samarbetet med Malin Bonde på Vave, som har bidragit med sin kompetens
inom arbetsmiljöarbete och expertis i ISO-system.
– Det här är nog det bästa systemet jag har arbetat med. Enkelt, snyggt
och riktigt användarvänligt. Pontus och Malin har gjort ett fantastiskt arbete
och verkligen förstått vad som krävs i praktiken, avslutar han.