HR-appen – Sandahlsbolagens kommunikationsplattform och ledningssystem

”Hittills har ingenting varit omöjligt”

Vi börjar med att backa bandet. För allt började egentligen med en olycka – och ett besök av Arbetsmiljöverket som satte fart på kommunikationstankarna.

– Arbetsmiljöverket tryckte hårt på vikten av fungerande internkommunikation och delaktighet från våra medarbetare. Det gjorde att vi började prata lite löst om hur vi skulle kunna spetsa till vår kommunikation. Först tänkte vi oss nya tv-skärmar eller någon form av informationsbrev – men vi insåg ganska snart att vi skulle behöva en digital plattform, kanske rent av en egen app som alla medarbetare kunde få tillgång till.

Mattias Svensson är hållbarhetschef med ansvar för kommunikation hos Sandahlsbolagen. Under de senaste tio åren har han arbetat i olika ledande positioner inom koncernen.

I samma veva som förbättringspotentialen kring företagets internkommunikation hade påtalats av Arbetsmiljöverket, började Mattias Svensson inse att koncernens kraftigt daterade och nästintill bortglömda ledningssystem skulle behöva en uppfräschning.

En tanke började ta form: Skulle det gå att kombinera internkommunikation och ledningssystem i en och samma plattform? Vore det möjligt att bygga ett lättillgängligt ledningssystem, ett verktyg som dessutom gjorde det möjligt att nå ut till alla medarbetare?

”Vi var nog ganska besvärliga i början”

När behovsformuleringen var spikad började Sandahlsbolagen, med Mattias Svensson och representanter från IT-avdelningen i spetsen, sondera marknaden efter tänkbara alternativ.

Det dröjde inte länge innan Roxx och HR-appen kom in i bilden.

– Det var någon hos oss som kände till Roxx sedan tidigare och hade hört talas om HR-appen, så vi kontaktade helt enkelt gänget för en presentation.

Redan det första intrycket satte positiva avtryck hos Mattias och hans kollegor.

"Vi blev väldigt imponerade av det höga lösningsfokuset. Vi klickade bra, kemin stämde och vi pratade så att säga samma språk."

- Killarna som presenterade HR-appen förstod vad vi eftersökte, vad vi menade, och det märktes att de tog kravställningen på stort allvar.

Vilka faktorer avgjorde att ni valde Roxx och HR-appen?

– Alla våra frågetecken rätades ut och att vi fick rätt svar gällande vår kravställning. Vi var nog ganska besvärliga i början, men vi behövde säkerställa att vi skulle kunna bli en god kravställare för leverantören vi valde, för att i förlängningen kunna skapa mervärde för både oss själva och leverantören, säger Mattias Svensson och tillägger:

– Roxx svarade ja på allt och har även levererat därefter.

Dokumentsignering och enkel inloggning

Mattias Svensson återkommer flera gånger till Sandahlsbolagens höga kravställan. Så, vilka krav handlar det om?

Jo, den stora frågan gällde möjligheten att kommunicera dimensionshierarkiskt.

– Vi ville ha möjlighet att styra kommunikationen i hierarkier, och rikta specifik information till olika personalgrupper: exempelvis övergripande till alla inom Sandahlsbolagen, till alla på bolagsnivå, till alla medarbetare kopplade till ett särskilt lokalkontor, till alla chaufförer som kör en specifik fordonstyp, eller till alla tjänstemän i Helsingborg.

Parallellt arbetade koncernen nämligen med ett nytt trafikledningssystem för godstrafik, baserat på samma typ av hierarkistruktur.

Kravlistan bestod även av punkter som dokumentsignering med spårning på individnivå, samt ett enkelt inloggningsförfarande med möjlighet till inloggning för externa samarbetspartners.

– Det blev check på alla punkter för HR-appen. Därefter var det inte mycket att diskutera.

Enorm ökning av anmälda avvikelser

Sedan oktober 2022 är Sandahlsbolagens egen app i full drift. Och det dröjde inte länge positiva tongångar började ljuda från såväl medarbetare som kunder och samarbetspartners.

– Det bästa betyget appen överhuvudtaget kan få är att den används! Inläggen vi skickar ut läses i regel av flera hundra medarbetare på väldigt kort tid, säger Mattias Svensson.

En ytterligare effekt av appens inträde är en explosionsartad ökning av antalet anmälda avvikelser och tillbud.

– I vårt tidigare ledningssystem var anmälningarna i princip obefintliga, mycket på grund av att det var krångligt och behövde skötas via en dator. Det var svårt och bökigt helt enkelt, säger Mattias Svensson och fortsätter:

– Där har appen varit en rejäl dörröppnare. Vi har inte fått in så här många anmälda avvikelser och tillbud på 10 år! Det är bara positivt; det sätter fingret på våra förbättringsområden, vägleder oss i vårt systematiska arbetsmiljöarbete och hjälper oss att hitta rotorsaker till risker och faror i våra verksamheter.

Går det att sammanfatta vad HR-appen har inneburit för er verksamhet?

– Vi har verkligen fått igång internkommunikationen. Det är så enkelt att snabbt kunna skicka ut viktig information till berörda, om exempelvis en avstängd väg, så chaufförerna undviker att bli stående i långa köer. Just pushnotiser är väldigt uppskattat av chaufförerna.

Även funktionsdelarna kopplade till det nya ledningssystemet har bidragit med rejäla förbättringar, kanske främst signering av dokument på versions- och personnivå.

"Hela ledningssystemet är mycket mer tillgängligt nu. Vi har till och med satt appen som startsida på alla koncernens datorer. Det stärker engagemanget och delaktigheten."

Instruktioner direkt till chaufförerna

Även efter app-leverans håller Sandahlsbolagen och gänget bakom HR-appen regelbunden kontakt, bland annat via återkommande avstämningsmöten varje fredag.

– Vi har startat en Teams-kanal med en gemensam att göra-lista, där vi fyller på med uppslag och tankar. Listan fungerar sedan som mötesunderlag med uppgifter att fördela ut, och hittills har inget varit omöjligt att lösa!

Hur skulle du sammanfatta HR-appens betydelse för ett företag i transportbranschen?

– Jag kan ta ett exempel: Vi har köpt in ganska många gasbilar med specifika instruktioner för hur de ska tankas. Dessa instruktioner har vi kommunicerat i appen till alla berörda chaufförer, som får ta del av informationen i sin digitala fordonspärm, säger Mattias Svensson och tillägger:

– Med tanke på att vi är 1 100 anställda som arbetar på olika tider och orter är kommunikationen så otroligt viktig. Med hjälp av appen når vi alla – och den fungerar nu även som vårt nya ledningssystem, precis som vi ville ha det!

Sandahlsbolagen

Sandahlsbolagens historia tar sin början 1949, då Ingvar Sandahl startade ett litet enbilsåkeri i småländska Skillingaryd. Idag är Sandahlsbolagen Sveriges största privatägda åkeri med 1 100 medarbetare. Fordonsparken består av cirka 500 lastbilar och cirka 400 tågvagnar.

Ända sedan starten 1949 har transporter på väg och järnväg varit verksamhetens huvudfokus. Sedan drygt 15 år tillbaka har koncernen dessutom breddats med entreprenadverksamhet inom grus, asfalt och vägbyggnation.